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La réussite d’une manifestation sur l’espace public repose sur une bonne organisation de votre part. Vous devez tout planifier en avance et lister les différentes tâches à réaliser selon leur priorité. Voici quelques conseils pratiques pour organiser une réunion ou une fête sur l’espace public en toute sérénité.
Les différentes phases d’organisation d’événement sur l’espace public
Quelle que soit le type de manifestation que vous envisagez d’organiser, il est important de vous attaquer aux préparations plusieurs mois en avance. En plus de l’aspect technique et organisationnel, vous devez aussi suivre un certain nombre de démarches administratives pour l’obtention des différentes autorisations obligatoires (occupation de la voie publique, arrêté de stationnement, notice de sécurité…). Notez que les procédures pour réaliser ces formalités réclament beaucoup de temps, raison de plus pour s’organiser en avance.
Que vous prévoyez d’organiser un grand événement ou une petite manifestation récréative, prenez au moins 6 mois en avance pour les préparations. Mettez au point le contenu de l’événement et définissez la date et le lieu. Pensez à la communication de votre événement.
Une fois tous les points techniques mis au point, il est temps de se rendre à la Mairie et à la préfecture pour réaliser les différentes démarches administratives. Garantir la sécurité du public fait partie de vos obligations en tant qu’organisateur. En effet, le nouveau plan gouvernemental Vigipirate exige la mise en place des dispositifs de protection nécessaires et le contrôle des accès le jour de l’événement.
L’installation des équipements et matériels nécessaires est toujours prévue la veille de l’événement. Veillez à avoir sur vous toutes les autorisations liées à la manifestation le jour J. Gardez en tête que le nettoyage, et la restitution du matériel utilisé pour l’événement font aussi partie de vos devoirs.
La location de mobilier événementiel : une option intéressante
Opter pour la location mobilier événementiel Paris pour l’organisation de manifestation sur l’espace public est avantageux tant sur le côté pratique qu’économique.
Cette option peut vous simplifier la vie car le prestataire se charge d’une partie non négligeable du travail comme le transport et l’installation du matériel ou leur reprise après l’événement.
La location est également très économique car elle vous évite de dépenser de l’argent pour l’achat de matériels qui ne vous serviront que le jour de la manifestation. Les matériels proposés à la location sont diversifiés. Vous pouvez donc choisir ceux qui correspondent vraiment à vos besoins que ce soit en termes de design ou de fonctionnalités.